0

Утеря и восстановление документов предприятия

Статьей 3 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее — Закон «О бухгалтерском учете …») предусмотрено, что бухгалтерский учет является обязательным видом учета, который ведется предприятием. На данных бухгалтерского учета основываются финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель. Целью ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности является предоставление пользователям для принятия решений полной, правдивой и беспристрастной информации о финансовом положении, результатах деятельности и движении денежных средств предприятия. Бухгалтерский учет является процессом выявления, измерения, регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям в процессе управления предприятием. Бухгалтерский учет на предприятии ведется непрерывно со дня регистрации предприятия до его ликвидации. Ответственность за его ведение несет владелец или уполномоченный орган (должностное лицо), которым, чаще всего, является руководитель — директор, генеральный директор, председатель правления или т. п. Основанием для осуществления бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Они должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Пунктом 7 статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете …» установлено, что предприятие должно принимать все необходимые меры для надлежащего хранения в течение установленного срока первичных документов и регистров бухгалтерского учета, а также для предотвращения несанкционированного исправления записей в них. Сроки хранения первичных и других документов, образующихся в процессе деятельности предприятий, установлены «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом № 41 от 20.07.1998г. Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины. Это перечень действует до 31.12.2012г. А с 01.01.2013г. вступает в силу аналогичный «Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Министерства юстиции Украины № 578/5 от 12.04.2012г.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности установлен «Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденным Приказом Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995г. Согласно этому Положению, хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности и бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Функцию главного бухгалтера может выполнять и руководитель.

Пунктом 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете установлено, что в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, и государственной налоговой инспекции.

Налоговый кодекс Украины также содержит нормы, регулирующие вопросы хранения на предприятии, утери и восстановления документов. Так, согласно ст. 44, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня подачи составленной на их основании отчетности. В случае ликвидации предприятия эти документы за период деятельности не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации, в установленном законом порядке передаются на хранение архивного учреждения. В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения таких документов, предприятие обязано в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить орган государственной налоговой службы по месту учета в порядке, предусмотренном Налоговым кодексом Украины для представления налоговой отчетности, и таможенный орган, в случае оформления им соответствующей таможенной декларации. Предприятие обязано восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со следующего за днем уведомления об утрате государственной налоговой инспекции дня. Статьей 49 Налогового кодекса Украины установлено, что налоговая отчетность и, соответственно, и сообщения о потере, повреждению или досрочном уничтожении документов подается в орган государственной налоговой службы, где предприятие находится на учете, лично руководителем или уполномоченным на то лицом или направляется по почте с уведомлением о вручении и описью вложения.

Ответственность за ненадлежащее обеспечение сохранности и восстановления утраченной документации предприятия предусмотрена, кроме налоговых финансовых санкций, также в виде административной и уголовной. Так статьей 1642 Кодекса Украины об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение в финансовой отчетности неправдивых данных, непредставление финансовой отчетности в виде штрафа в размере от восьми до пятнадцати необлагаемых минимумов доходов граждан (от 136,00 до 255,00 грн.). Статьей 1631 Кодекса Украины об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за отсутствие налогового учета и нарушение установленного законом порядка его ведения в виде штрафа в размере от пяти до десяти необлагаемых минимумов доходов граждан (от 85,00 до 170,00 грн.). Статьей 1863 Кодекса Украины об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за непредставление данных органам государственной статистики, представление их недостоверными, не в полном объеме или не по установленной форме и за необеспечение надлежащего состояния первичного учета в виде штрафа в размере от трех до пяти необлагаемых минимумов доходов граждан (от 51,00 до 85,00 грн.). Статьей 921 Кодекса Украины об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за небрежное хранение, порчу, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконную передачу другому лицу архивных документов в виде штрафа в размере от пяти до десяти необлагаемых минимумов доходов граждан (от 85,00 до 170, 00 грн.). За похищение, присвоение или умышленное из корыстных или других личных интересов уничтожение, повреждение или сокрытие документов, штампов или печатей предприятия статье 357 Уголовного кодекса Украины предусмотрена ответственность в виде штрафа до пятидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан (850,00 грн.) или ограничении свободы до трех лет.

В случае, если документация предприятия все же утеряно, с учетом предписаний законодательства, целесообразными являются следующие действия:

Во-первых, необходимо безотлагательно:

- составить акты уничтожения — в случае их досрочного безосновательного уничтожения на предприятии;

- уведомить правоохранительные органы, в том числе органы министерства внутренних дел, — в случае кражи или утери документов предприятия в общественных местах или непередачи обязанным лицом;

- сообщить в коммунальные службы (эксплуатационной организации) и обеспечить составление соответствующего акта — в случае затопления документов в помещениях;

- обеспечить составление соответствующего акта с территориальным органом министерства чрезвычайных ситуаций — в случае уничтожения документов во время стихийного бедствия;

- обеспечить составление соответствующего акта из органов пожарной охраны — в случае уничтожения документов при пожаре.

Во-вторых, получить документальное подтверждение утери в виде:

- Акта об уничтожении — в случае их досрочного безосновательного уничтожения на предприятии;

- Справки коммунальных служб — в случае затопления документов в помещениях;

- Справки территориального органа Министерства чрезвычайных ситуаций — в случае уничтожения документов во время стихийного бедствия;

- Справки территориального органов пожарной охраны — в случае уничтожения документов во время пожара;

- Справки органа министерства внутренних дел — в случае кражи или потери документов предприятия в общественных местах или непередачи обязанным лицом.

В-третьих, не позднее пяти дней с момента обнаружения утери необходимо:

- Письменно уведомить правоохранительные органы, если это не было осуществлено ранее, с сохранением доказательств уведомления;

- Письменно уведомить государственную налоговую инспекцию, где предприятие находится на учете, нарочно или почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения;

- Издать приказ по предприятию о создании комиссии для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии необходимо пригласить представителей государственной налоговой службы, следственных органов, а также охраны, МЧС и государственного пожарного надзора — в зависимости от обстоятельств утраты документов. Результаты работы комиссии необходимо оформить актом, который утверждается руководителем предприятия, копию его в 10-тидневный срок прислать органу, в сфере управления которого находится предприятие, и государственной налоговой инспекции.

После или во время осуществления этих мероприятий необходимо начать восстановление утраченной документации предприятия.

Уставные и регистрационные документы предприятия восстанавливаются путем получения дубликатов в регистрирующих органах — у государственного регистратора, органов статистики, органов государственной налоговой службы и фонды социального страхования. Государственная налоговая служба также предоставит информацию о всех открытых и закрытых банковских счетов предприятия.

С целью восстановления первичной документации по операциям с контрагентами, необходимо запросить их подробный перечень в государственной налоговой инспекции, который будет определен автоматизированной системой сопоставления отчетности и на основании ранее поданных отчетов предприятия. По этому перечню необходимо установить адреса контрагентов (например через общедоступные в сети Internet сведения Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей) и отправить им запросы о предоставлении копий всех потерянных первичных документов и о проведении сверки расчетов.

С целью анализа движения денежных средств необходимо получить распечатку движения денежных средств по всем банковским счетам предприятия.

Потерянную отчетность необходимо восстановить путем получения его копий в органах, в которые она подавалась — в государственной налоговой инспекции, органах статистики, пенсионного фонда, фондов социального страхования. Эта отчетность станет основанием для восстановления, в том числе, документации по личному составу (кадрам) предприятия.

Получив запрашиваемые перечисленные документы или их копии, предприятие восстанавливает собственную документацию, в том числе путем создания дубликатов документов — повторно оформленных для использования служебных документов взамен утраченных или поврежденных оригиналов, имеющих, согласно ДСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело», такую же юридическую силу, что и оригиналы.

К сожалению, невозможно восстановить все документы — практически не реально восстановить подтверждения расходов подотчет работников или уполномоченных лиц предприятия, кассовые и некоторые другие документы.

В случае, если подтверждение валовых расходов или оснований уменьшения других налоговых платежей в виде первичных документов восстановить не удалось, необходимо осуществление и представление соответствующих корректировок в отчетности, доначислить и уплатить разницы в суммах налогов и сборов.

Добавлено в: Статьи

Последние записи

Закладки и Отметки

Оставить ответ

Submit Comment

*